Die Nullnummer: Wie digitales Dienstplanmanagement helfen kann, Überstunden abzubauen

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Anzahl der Überstunden kann auf Nullpunkt sinken.

PDL Petra Monski und ihr Chef Martin Herber (Foto: SSG)

Von 4500 auf 0 Überstunden

Mit Transparenz und Kooperation schafft es das Seniorenwohnen die angehäufte Mehrarbeit aus den vergangenen fünf Jahren – immerhin stattliche 4.500 Stunden – auf nahezu Null zu reduzieren. Weil das Haus im Verbund mit 25 andern Häusern steht, sollen nun innerhalb des ganzen Trägers die Überstunden abgebaut und langfristig niedrig gehalten werden. Was für eine Erfolgsmeldung in der Branche. Beklagen doch Pflegende an erster Stelle neben dem niedrigen Gehalt die meist unbezahlte Mehrarbeit.

Missverständnis zwischen Arbeit und Vertrag

Hohes Arbeitsaufkommen, Vertretungsstunden und Krankheitsausfälle sind drei von vielen Gründen, warum in der Pflege Überstunden anfallen. Martin Herber, Einrichtungsleiter des Hauses, ist der Meinung, dass diese Situation Angestellte belasten. „Hier gibt es ein Missverhältnis zwischen der geleisteten Arbeit und den Verträgen“, sagt er.

Analysieren und Aushelfen

Raus aus der Überstundenfalle kam das Pflegeheim durch ein 2009 gestartetes Überstundenmanagement, das bis heute andauert.

„Wir haben analysiert, in welchen Situationen Mehrarbeit anfällt“

, erläutert Herber. Schließlich setzten sich Pflegedienstleiterin und die anderen Bereichsverantwortliche aus Küche, Haustechnik und Hauswirtschaft wöchentlich an das Stundenkonto. Statt einmal im Monat. „Wir haben festgestellt, dass sich einzelne Abteilungen gegenseitig helfen können. Und dass bei Ausfällen die Wohnbereichsleitungen prima zusammenarbeiten“, sagt Herber und ergänzt: „Es müssen weniger kurzfristige Vertretungen aus der Freizeit geholt werden, wenn die Mitarbeiter unserer beiden Häuser sich engmaschig vernetzen und als Einheit verstehen“, verdeutlicht der Einrichtungsleiter.

Wichtig für die Erholung: Sport treiben (Foto: Fotolia)

Verschiedene Einsatzorte akzeptieren

Mitte 2013 waren die Überstunden erstmals auf Null, bis heute hält das Haus in Murnau einen sehr niedrigen Stand. Spätestens als die Mitarbeiter die eigenen Vorteile sahen, akzeptierten die Kollegen verschiedene Einsatzorte.

„Jetzt werden weniger Pflegekräfte aus der Freizeit geholt und auf die freien Tage im Dienstplan kann man sich verlassen. Selbst der wunschfreie Tag ist nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel. Manchmal sogar fünf Tage am Stück“

, merkt auch Pflegedienstleiterin Petra Monski an, die im Wesentlichen die Dienstplanprozesse steuert.

Manko ist die Größe

Bei aller Freude über das System ist aber auch klar, dass kleinere Häuser weniger Spielraum haben. Denn je mehr Wohnbereiche untereinander und je mehr Häuser miteinander kooperieren, desto schneller kann die Überstundenquote gesenkt werden. Den Grund dafür liefern viele kleine frei werdende Zeiteinheiten, die größer und damit flexibler werden, je mehr Pflegekräfte im Dienstplan-Pool mitmachen.

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Michael Sudahl
Michael Sudahl (Jahrgang 1973) ist Pflegebibel-Initiator und greift am liebsten zu brisanten Themen in die Tasten. Der gelernter Banker, Journalist und Körpertherapeut ist seit Jahren in der Pflege unterwegs: Er berät soziale Organisationen in der Kommunikation und geht als Lebensberater und Schattenjäger den Dingen gerne auf den Grund. Michaels Motto: “Sei du selbst die Veränderung, die Du Dir wünschst für diese Welt” (Ghandi)

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