Platz schaffen für Wohlbefinden und Leistung

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Pflegezimmer sind wie eine Visitenkarte

Studie belegt: Deutsche Büroorganisation ist ineffizient. (Foto: Fotolia)

Der Blick ins Pflegezimmer offenbart meist ein ähnliches Durcheinander wie das Zimmer eines 14-Jährigen. Der behauptet übrigens auch genau zu wissen, wo was ist. Den Pflegekräften kommt ihre „Ordnung“ völlig normal vor, schließlich regieren sie das Chaos seit einigen Jahren.

Am Computer hängen diverse Zettel mit Hinweisen, Telefonnummern und Passwörtern. Daneben stapelt sich der Schreibkram: Patientenakten, Notizen, Neuzugänge – dazwischen ein paar Fachzeitschriften. Am Schwarzen Brett hängen Hausmitteilungen, Telefonnummern von Ärzten, Fotos und Pflegecomics, einige leicht vergilbt. Und rundum verteilen sich Kaffee- und Teetassen, ein halbgegessenes Müsli, Brote und Geschenke von Patienten und Angehörigen.

Studie: Büroorganisation ist ineffizient

In deutschen Büros scheinen Arbeitsabläufe, Besprechungen oder Ablagen herzlich unstrukturiert zu sein. Zu dem Ergebnis kommt eine Untersuchung der AKAD Hochschule Leipzig mit der Unternehmensberatung Tempus bei 1500 Firmen. Konkret: Aufgrund des gestiegen Kommunikationsbedarfs und ineffizienter Büroorganisation bleiben pro Woche lediglich drei Tage für produktive Arbeit.So verbringen 83 Prozent der Befragten täglich bis zu 30 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Doch nicht mal zwei Drittel der vereinbarten to do’s werden in dieser Zeit abgearbeitet.

Besprechungen werden ohne klare Regeln gemacht

Tempus-Geschäftsführer Jürgen Kurz überrascht das nicht: „Die Erfahrungen aus meiner Beratungspraxis decken sich mit den ermittelten Zahlen.“ In den meisten Organisationen gäbe es keine Besprechungskultur mit klaren Regeln, die auch eingehalten werden. Dazu gehört für den Effizienz-Profi etwa, dass für die Vorbereitung jedes Themas ein Mitarbeiter verantwortlich ist. Oder: klar ist, ob etwas noch besprochen werden muss oder schon entscheidungsreif ist. Oder: kein Zeitrahmen festgelegt ist oder wie das Thema weiterbehandelt wird.

Kommunikationsaufwand wächst auf Kosten von Produktivität

Daniel Markgraf findet die Ergebnisse besonders fatal, weil der Kommunikationsaufwand ständig wächst. Der Leipziger AKAD-Professor: „Ob Kommunikation mit Kunden, interne Absprachen oder Überwachung von Aufgaben – aufsummiert verbringen Bürotätige im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails und einen weiteren in Besprechungen.“ Jeder Vierte empfände mehr als die Hälfte der empfangenen Mails als unproduktiv. Der Alltag in Kliniken und Pflegeeinrichtungen ist mit der Situation in Unternehmen vergleichbar.

Jürgen Kurz gibt in seinem Buch „Für immer aufgeräumt“ viele Tipps und entwickelt eine Systematik, wie Schreibtische aufgeräumt bleiben, Kundenmails von jedem Mitarbeiter leicht zu finden sind und auch Arbeitsabläufe vereinheitlicht werden.

Erster Schritt: Ausmisten

„Ausmisten“ heißt das erste Ziel. Dazu stellt der Tempus-Geschäftsführer stets drei Fragen:

Brauche ich dich?

Bildschirm, Stifte, Telefon – selbstverständlich. Auch Unterlagen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Aber die Mitarbeiter- und Fachzeitschriften müssen nicht griffbereit am Arbeitsplatz liegen, sondern können in einem Abstellraum gelagert werden oder kommen gleich in den Papierkorb.

Zweite Frage: Machst du mich glücklich?

Das Bild des gesamten Teams motiviert, aber die 25. Dankeskarte von Patienten, die auch schon drei Jahre alt ist, eher nicht mehr. „Es geht nicht darum, den Mitarbeitern etwas vorzuschreiben, sondern individuelle Lösungen und gemeinsame Regeln zu finden“, lautet das Credo von Kurz‘ Büro-Kaizen.

Benötigt, beglückt, erleichtert?

Dritte Frage: Erleichterst du mein Leben? Etwa Büromaterial, das in den nächsten Monaten gebraucht wird. Klares Jein, momentan steht es im Weg und füllt Schränke, aber irgendwann braucht man es. Individuelle Materiallager auflösen und ein zentrales für alle schaffen. Das spart Platz und Kosten.

Vollgestellte Arbeitsräume belasten den Geist

Mit dem gewonnenen Freiraum fühlt sich das Pflegepersonal zufriedener. Im Pflegezimmer arbeiten viele Menschen. Deshalb: Schaffen Sie klare Regeln. Ein beliebtes Thema sind Getränke und Nahrungsmittel, die jeder von zu Hause mitbringt. Wo ein Name drauf steht, das ist heilig. Aber Unbeschriftetes ist für alle da. Wer seinen Arbeitsplatz länger verlässt, nimmt seinen Sachen mit: Leere Tassen in den Geschirrspüler und Lebensmittel in den Kühlschrank oder die Schränke – je nachdem wie sich das Team einigt.

Regeln aufschreiben und in der Praxis prüfen

Die Regeln zur besseren Büroorganisation sollten aufgeschrieben werden, damit neue Pflegekräfte sich einrichten können. Und die vereinbarten Regeln sollten hin und wieder geprüft werden, ob sie noch sinnvoll sind oder ob sich nicht sogar bessere finden. Denn das Pflegezimmer ist nicht nur ein Arbeitsplatz, sondern auch eine Visitenkarte gegenüber Patienten und Angehörigen.

Mehr Infos unter: www.fuer-immer-aufgeraeumt.de


Jens Gieseler ist Kommunikationsberater, Journalist und Heilpraktiker für Psychotherapie. In den letzten beiden Lebensjahren war sein Vater pflegebedürftig. Deshalb hat er sich mit der Pflegebürokratie herumschlagen müssen und viel Sensibilität für das Altern und Sterben entwickelt. Erkenntnis: Beziehungen werden immer wichtiger.

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