Vom Minus ins Plus mit neuer Energie

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Zurück in die schwarzen Zahlen dank externer Hilfe

Freut sich über die Bewertung “sehr gut” des Medizinischen Dienstes der Krankenkassen: Das Team der Sozialstation Achern. Foto: Sozialstation Achern / Peter Hillert

Als das Minus in der Jahresbilanz vom fünf- in den sechsstelligen Bereich wechselt, die Krankheitstage sich häufen und von Motivation im Team nichts mehr zu spüren ist, holt sich die Sozialstation Achern mit dem Berater Ewald Gratzl externe Hilfe ins Haus. Heute schreibt die Einrichtung sechsstellige, schwarze Zahlen und die rund 100 Mitarbeiter tragen dazu bei, dass das auch so bleibt.

Gut drei Jahre liegt der wirtschaftliche Tiefpunkt der Sozialstation Achern zurück. Damals steckt der Pflegedienst der katholischen Pfarr- und evangelischen Kirchengemeinden tief in den roten Zahlen, mehr als 100.000 Euro beträgt das Minus. Unter den Kollegen herrscht schlechte Stimmung: „Viele Mitarbeiter waren unzufrieden und frustriert, kamen mit den ständig steigenden Anforderungen in der Pflege nicht zurecht, das spiegelte sich in einem hohen Krankenstand wider“, erinnert sich Klaus Eberle, Pflegedienstleiter des Mobil-Teams.

Unternehmensberater soll die Kehrtwende schaffen

Weil bei weiteren Verlusten das Eigenkapital aufgezehrt würde, holt Josef Schell, Vorstand der Sozialstation Achern, externe Hilfe: „Über eine Empfehlung stieß ich auf die Consolutions Unternehmensberatung, die sich einen guten Ruf in der Sozialwirtschaft erarbeitet hatte“, sagt der ehrenamtliche Vorstandsvorsitzende. So kommt Ewald Gratzl ins Haus. Der Senior-Partner der Consolutions soll prüfen, wie das Unternehmen wirtschaftlich weitergeführt werden kann und einen entsprechenden Maßnahmenplan erarbeiten.

Berater mit Praxiserfahrung

Keine leichte Aufgabe für den gelernten Krankenpfleger und ehemaligen Pflegedienstleiter. Unter anderem, weil die damalige Geschäftsleiterin den Einsatz eines externen Beraters nicht unterstützt. Doch Gratzl findet mit viel Einfühlungsvermögen Zugang zu den Mitarbeitern. Die erzählen ihm offen, was sie in ihrem Arbeitsalltag als belastend empfinden. Etwa das Abrechnen einer zusätzlichen Leistung, obwohl sie einem Klienten lediglich helfen wollten, seine Katze zu füttern oder auf die Toilette zu gehen. Mit viel Empathie gelingt es Gratzl in den darauffolgenden Monaten, die – wie er es beschreibt – oft „knapp am Limit“ arbeitenden Fachkräfte im Veränderungsprozess mitzunehmen. Dabei behält der Experte stets das Gesamtergebnis im Blick, statt in operativen Strukturen hängenzubleiben.

Schwachstellen sind schnell sichtbar

„Nach einem Blick in die Zahlen und ersten Gesprächen mit dem Personal konnte Ewald Gratzl bereits nach einem halben Tag aufzeigen, wo unsere Schwachstellen liegen“, erinnert sich Schell. So seien beispielsweise mehr als die Hälfte der mobilen Einsätze nicht kostendeckend gewesen: „Wenn eine Pflegekraft 45 Minuten vor Ort ist, aber nur Leistungen für 25 Minuten abrechnet, entsteht schnell ein großes Defizit“, erklärt der ehemalige Bankbetriebswirt. Teilweise waren die Touren ineffizient geplant, so blieb wertvolle Arbeitszeit im wahrsten Sinne des Wortes auf der Straße liegen. Dazu kamen Dienstpläne, die kaum Dynamik zuließen, um auf kurzfristige Tourenänderungen flexibel reagieren zu können.

Mehr Fördern als Fordern

Weil der Berater sich individuell mit den Mitarbeitern auseinandersetzt, ihre persönlichen Stärken fördert, stärkt er deren Vertrauen in ihn. „Die Mitarbeiter haben gemerkt, dass ich sie nicht wegkürzen oder durch günstigere Arbeitskräfte ersetzen will, wie es externen Beratern oft nachgesagt wird“, erzählt Gratzl. Seine Botschaft an die Frauen und Männer: Mit einer korrekten Abrechnung ihrer Leistungen sowie dem ordnungsgemäßen Erfassen ihrer Arbeitszeit können sie dem Unternehmen in die schwarzen Zahlen zurückhelfen.

Vom Berater zum Interimsleiter

Weil die Geschäftsführerin das Projekt nach wie vor nicht mittragen will, verlässt sie das Unternehmen. So wird der externe Berater zum Interims-Geschäftsleiter ernannt. Er implementiert die Software snap, die Dienst- und Tourenpläne mit der Arbeitszeit-Abrechnung verknüpft. Dazu erhalten alle Mitarbeiter, die in der ambulanten Pflege unterwegs sind, ein Smartphone, über das sie von unterwegs auf das System zugreifen können. Lästiges Zettel-Ausfüllen, Zeiten berechnen und das Mitführen von zig Formularen entfällt. Denn auch ohne Mobilfunknetz und Internetempfang gibt es die vollen Funktionen: Etwa Zugriff auf Informationen zu Klienten, Bezugspersonen und Ärzten sowie Textbausteine, um zeitsparend notwendige Rückmeldungen zu geben.

Neue Konzepte helfen den Mitarbeitern

„Unsere Touren- und Dienstpläne kann ich heute in einer wesentlich kürzeren Zeit viel effizienter erstellen“, berichtet Pflegedienstleiter Eberle. Ein großer Vorteil sei das integrierte Abrechnungsmodul: „Ich kann mir alle Einsätze anzeigen lassen, die nicht kostendeckend sind und diese den Mitarbeitern transparent darstellen.“ Defizite fallen sofort auf und lassen sich beheben, zum Beispiel indem der Pflegedienstleiter Leistungspläne anpasst.

Rückkehrgespräche sorgen für einen entspannten Feierabend

Neu sind die auf Gratzls Empfehlung hin eingeführten „Rückkehrgespräche“. Montags bis freitags bespricht der Pflegedienstleiter mit den Pflegekräften den Arbeitstag, sobald diese von ihren Touren zurückgekehrt sind: Was ist gut gelaufen, wo hat es gehakt, was hätte besser laufen können; war es eher ein Routinetag oder gab es besondere Vorkommnisse – wie etwa den Sturz eines Klienten und eine daraus resultierende Wundversorgung. So entsteht auf niederschwellige Art ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Unregelmäßigkeiten im Tagesablauf, Ärger oder Stress können Mitarbeiter direkt ansprechen. Das kommt dem Betriebsklima zugute.

Alles im grünen Bereich

Ehemalige Skeptiker, die zunächst Angst vor dem externen Berater hatten und sich von dem neuen, digitalen System zu Beginn überwacht fühlten, geben zu: „Dank der Hilfe von Herrn Gratzl können wir heute unbeschwerter in den Feierabend gehen, als vor seinem Einsatz.“  Gratzls hohe Fachkompetenz schätzen nicht nur die Mitarbeiter, sie spiegelt sich auch in den Zahlen wieder: Bereits drei Monate nachdem Ewald Gratzl seine Beratung der Sozialstation Achern begonnen hat, schreibt das Unternehmen wieder schwarze Zahlen. Inzwischen hat die Einrichtung mit dem finanziellen, sechsstelligen Überschuss ein Qualitätsmanagement-System eingeführt, das mittlerweile zertifiziert ist. „Wir sind mit der jetzigen Situation sehr zufrieden“, spricht Josef Schell für alle.

 

 

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