Mit effizienten Bürostrukturen gegen Stress und Burnout

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Durch klare Absprache und transparente Strukturen können sich Kollegen besser vertreten.

Viele Pflegekräfte wählen ihre Arbeit, weil sie mit Menschen zu tun haben wollen. Doch auch in der Gesundheitsbranche wachsen Nachweis- und Aufzeichnungspflicht. Diese Büroarbeit fördert Stress und Leistungsdruck zusätzlich. „Mit effizienten Arbeitsstrukturen können Pflegeeinrichtungen ihren Mitarbeitern in der Büroorganisation mehr Luft verschaffen“, sagt Jürgen Kurz. Der Experte für Büro-Kaizen rät die Tage zwischen Weihnachten und Heilige-Drei-König zu nutzen, um einfachere Strukturen zu schaffen.

Die Arbeitsprozesse werden auch in der Pflege-Branche immer komplexer und herausfordernder. Getrieben von Preisdruck, Nachweispflichten und digitaler Vernetzung werden Prozesse optimiert. Für den Einzelnen wird die Belastung deshalb immer größer. Nach der Arbeit mit den Kranken oder Bewohnern kommt der Papierkram. Besonders der Kommunikationsbedarf ist dramatisch angestiegen: So hat sich allein die Zahl der E-Mails in den letzten beiden Jahren in deutschen Unternehmen mehr als verdoppelt.

Ein Indikator für den zunehmenden Stress: Die Zahl der psychischen Erkrankungen wie Depression und Burnout steigt laut Gesetzlichen Krankenkassen. Diese Arbeitnehmer fallen durchschnittlich 36 Tage aus. Drei Mal so lang wie üblich. Neben den direkten Krankheitskosten müssen die gesunden Kollegen verstärkt ran und deren Arbeitsbelastung steigt nochmals.

Und wie äußern sich Mitarbeiter konkret: 66 Prozent geben an, sie hätten keinen Überblick mehr, über ein Fünftel fühlen sich chronisch überfordert und 19 Prozent bezeichnen ihre Lage sogar mit „Land unter“ – sie sind nur noch damit beschäftigt, Feuer zu löschen. Dagegen hilft eine einfachere und klarere Arbeitsorganisation. Das Credo von Jürgen Kurz lautet: Büro-Kaizen. Das bedeutet den eigenen Arbeitsplatz, die Abteilung und die gesamte Organisation Schritt für Schritt zu optimieren, Fehlerquellen zu reduzieren, Abläufe transparent und zuverlässig zu gestalten sowie unnötig Belastendes zu eliminieren.

1. Büro-Kaizen als Frühwarnsystem:

Wenn der Schreibtisch überquillt und sich die Dokumente im Postfach stapeln, ist dies ein klares Zeichen für Überlastung. Kurz empfiehlt den „intelligenten Posteingang“. Ein Fach, in dem die gesamte Post des Mitarbeiters gesammelt wird: Wenn der Posteingang überläuft und deutlich wird, dass ein Kollege überlastet ist, können andere Mitarbeiter oder der Chef schneller darauf reagieren und Aufgaben umverteilen.

2. Büro-Kaizen hilft, Stress durch Fehler zu vermeiden

Arbeitsprozesse können kontinuierlich verbessert werden, wenn sich alle Mitarbeiter m Vorschlagswesen beteiligen.

Wer zu viel arbeitet und ständig unter Strom steht, dem passieren eher Fehler. Diese wieder zu beheben kostet nochmals Zeit und Kraft und verstärken den psychischen Druck auf den Mitarbeiter. Büro-Kaizen hilft, stressbedingte Fehler aufgrund einer kontinuierlichen Verbesserung von vornherein auszuschließen. Ein Verbesserungsvorschlagswesen, an dem sich alle Mitarbeiter beteiligen, werden Arbeitsabläufe und Prozesse fortlaufend optimiert und das Fehlerpotenzial deutlich gesenkt.

3. Büro-Kaizen schafft Freiraum

Es gibt viele interessante Artikel oder Informationstexte, die jeder Mitarbeiter gern „mal“ lesen würde. Aus Zeitmangel landen Fachzeitschriften, Broschüren und Handbücher auf einem Lesestapel, der mit der Zeit immer größer wird. Je höher er wächst, umso schwerer drückt er aufs Gemüt. Kurz rät: Werfen Sie etwa alle drei Monate die untere Hälfte des Stapels weg.

4. Büro-Kaizen verhindert Stress in Vertretungssituationen

Transparente Ablagestrukturen sorgen dafür, dass sich jeder Mitarbeiter auch am Arbeitsplatz seines Kollegen sofort zurechtfindet. Ohne langwierige Einarbeitungszeit hat jeder direkt den Überblick über dessen Projekte, kann Kunden kompetent Auskunft geben und verschwendet keine Zeit mit Suchen, selbst wenn der Kollege nicht da ist.

5. Büro-Kaizen hilft, die zunehmende Aufgabenlast zu meistern

Anforderungen und Anzahl der Projekte verdoppeln sich alle ein bis zwei Jahre. Mit Kaizen wird die Büroarbeit pro Jahr zehn bis 20 Prozent effizienter, sagt Jürgen Kurz. So haben die Mitarbeiter mehr Luft, um neu aufkommende Aufgaben zu meistern. Viele hilfreiche Tipps, wie Sie Ihre Arbeitsprozesse so optimieren, dass sich Zustände von Überforderung erst gar nicht einstellen, gibt das neue E-Book „E-Mail Stress ade“ (https://www.buero-kaizen.de/download/e-mail-stress-ade/).

 

Jürgen Kürz ist Geschäftsführer der Tempus GmbH. Mit seinem Seminarkonzept für mehr Effizienz im Büro wurde der „Effizienzprofi“ (Spiegel online 06/2009) Finalist beim Internationalen Deutschen Trainings-Preis 2006 und 2011. Er begleitet seine Kunden über einen längeren Zeitraum, um das Ziel „Für immer aufgeräumt“ zu realisieren. Weitere Informationen unter: www.buero-kaizen.de


Jens Gieseler ist Kommunikationsberater, Journalist und Heilpraktiker für Psychotherapie. In den letzten beiden Lebensjahren war sein Vater pflegebedürftig. Deshalb hat er sich mit der Pflegebürokratie herumschlagen müssen und viel Sensibilität für das Altern und Sterben entwickelt. Erkenntnis: Beziehungen werden immer wichtiger.

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